We doen het op ons werk allemaal dagelijks: e-mails verzenden naar collega’s, klanten of derden. Deze e-mails sluiten we af met een zogenaamde handtekening door bijvoorbeeld “met vriendelijke groet” gevolgd door onze naam en alle relevante bedrijfsgegevens te vermelden. Daarnaast nemen we bij een naderende afwezigheid de moeite om automatisch een afwezigheidsbericht uit te sturen.
Vaak zie je in één organisatie verschillende varianten voorbijkomen. Jammer! Het hebben van een uniforme e-mail handtekening in Outlook is namelijk dé ideale manier om je krachtig te positioneren, zoals met een gaaf visitekaartje of aankondiging van een evenement. Hierdoor weten ontvangers beter waar zij de belangrijkste informatie kunnen vinden. Een uniforme handtekening is dan veel handiger, sneller, fraaier maar vooral slimmer. Een paar tips om dit in te richten op een manier die past bij jullie organisatie.
De slimste oplossing: een digitale e-mailhandtekening voor Microsoft 365
Tegenwoordig bieden vele softwareleveranciers een tool om organisatie breed in Outlook een gedegen e-mailhandtekening te implementeren. Deze software zorgt ervoor dat al jouw medewerkers dezelfde e-mailhandtekening krijgen passend bij jouw huisstijl. De handtekening kan bestaan uit foto’s, links, buttons (socials) met als doel jouw handtekening tot zijn recht te laten komen. Dit kan vervolgens per afdeling of organisatie breed worden geïmplementeerd.
Contactgegevens die van belang zijn, kunnen automatisch worden opgehaald uit bestaande Microsoft-accounts. Dit wordt met een mooi woord “synchronisatie” genoemd. Hierdoor zijn wijzigingen, indien nodig, makkelijk toe te passen. Hiermee ben je altijd up-to-date!
Diverse handtekeningen toevoegen is eenvoudig
Wij kunnen ons goed voorstellen dat je meerdere geautomatiseerde e-mailhandtekeningen wilt kunnen gebruiken. Ook dat is eenvoudig in te richten. Naast een uniforme handtekening bij verstuurde e-mails kan een standaard handtekening worden toegevoegd voor de te beantwoorden of door te sturen e-mail. Dit kan allemaal met weinig moeite organisatie breed worden geïmplementeerd.
Fraaie e-mail handtekening als jouw visitekaartje
Het hebben van fraaie digitale handtekeningen maakt een belangrijk onderdeel uit van jouw huisstijl. Tegenwoordig kunnen we bijna alles doen met handtekeningen, van het toepassen van links (URL’s), tot marketing en promotiedoeleinden. Je kan alles beheersbaar inrichten. Eén van de voordelen is dat je de informatie in de handtekening kan linken met diverse andere platformen. Denk aan het inzetten van een tracking tool om inzicht te verkrijgen in het gedrag van de ontvanger. Zo verkrijg je informatie in de routing die de ontvanger volgt en kun je onder andere meten of je promotie-/marketingactiviteiten succesvol zijn. De mogelijkheden hierin zijn grenzeloos.
Voordelen van cloud e-mailhandtekening oplossing in Outlook
- Automatisch contactgegevens te synchroniseren;
- Een handtekening vanaf elk device;
- Organisatiebreed en centraal te beheren;
- Jouw eigen en persoonlijke ontwerp als standaard handtekening; en
- Makkelijk aan te passen waardoor het up-to-date is.
Zelf een up-to-date HTML-handtekening in Outlook maken
Wil je een automatische handtekening voor Outlook zonder hier extra software voor te gebruiken? Je kunt met een HTML opmaak eenvoudig de handtekening naar eigen wens indelen. Je kiest hoe de handtekening eruit moet zien en welke informatie erin moet komen te staan.
De gegevens in deze handtekening kunnen ook worden bijgewerkt met informatie uit Active Directory, waardoor deze altijd up-to-date blijft. Hier hebben we eerder al eens een blog over geschreven: Outlook handtekening uit Active directory. Wil je liever niet zelf aan de slag met HTML en PowerShell dan scripten onze engineers er graag op los. We hebben op die manier al voor veel organisaties de digitale handtekening gerealiseerd.
Voordelen van zelf een up-to-date Outlook handtekening maken
- Toegankelijke template in HTML;
- Design zelf aan te passen;
- Meer controle voor eindgebruikers om zelf wat aan te passen;
- Eenvoudig alle informatie toe te voegen;
- Geen software nodig, dus goedkoper.
Mogelijkheden zonder third party software
Ook in Exchange Online zelf (de e-maildienst in Microsoft 365) zijn er mogelijkheden om automatisch tekst toe te laten voegen aan je e-mails. Dit wordt vooral veel gebruikt voor bijvoorbeeld een disclaimer die je dan ook nooit als eindgebruiker kan verwijderen. Maar met wat aanpassingen kun je hier natuurlijk veel slimmigheidjes mee toepassen, hoewel de praktijk leert dat het aantal mogelijkheden beperkt blijft.
Je kunt dit doen met zogeheten mail flow rules. Bij het aanmaken van zo’n mail flow rule kun je aangeven wat je precies wilt realiseren. Waar de in te voeren tekst moet komen (vooraan of juist achteraan de mail), in welk format de tekst moet komen (plain tekst, html of afbeeldingen) en wanneer de mail flow rule actief wordt.
Een slimme handtekening voor jouw bedrijf?
Ben jij na het lezen van deze blog enthousiast geworden? We denken graag met je mee om een e-mailhandtekening te implementeren die past bij jouw wensen en budget.
Neem contact op